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Esta es una plantilla tipica de caratula de fax, entre parentesis esta donde debemos escribir, y donde nos explica que debemos escribir.

Los datos basicos son: A quien enviamos el fax, De quien (nosotros), el número de fax a donde enviamos, el número de paginas que remitimos (se cuenta también siempre la caratula), la fecha de envio, y Re que es la referencia (si la tiene) CC que es si hay que entregar copias a alguien, y luego espacio para posibles comentarios, pues en algunas ocasiones es aconsejable explicar un poco las hojas que enviamos.

TELEFONO

Constituye el principal medio de comunicación de la empresa, se convierte en fundamental para el desarrollo de esta, por ello la comunicación a través del telefono adquiere la importancia necesaria para que sigamos una serie de reglas y de técnicas que se hacen imprescindibles para el empleado de oficina, administrativo o telefonista.

Si estás a cargo del telefono, piensa que tu eres la primera voz, las primeras palabras y por lo tanto la primera imagen y conocimiento de la empresa, el correcto desempeño de tu labor puede dar buenos dividendos a la empresa donde trabajas, y por lo tanto buenas referencias para ti.

Lo primero es el tono de voz, ni bajo ni excesivamente alto, intenta que se te entienda perfectamente, identifica a la empresa, di algo cortés (por ejemplo : El Corte Inglés, Buenos Días, Digame?).

Debes conocer a la gente que trabaja en tu empresa, sus nombres, apellidos, extensiones de telefono y posición en el organigrama de la empresa, hazte unos cuadros con estos datos, contra antes lo conozcas, más sencillo será tu trabajo y mejor lo realizarás, no esperes que pase el tiempo para conocer a la gente, los datos basicos los necesitas desde el primer dia. No dejes que te expliquen ligeramente el funcionamiento de la telefonica y te informen de las extensiones, apuntate en una pequeña libreta los datos basicos de la centralita, los de las personas a las que tendrás que pasar llamadas, esto el primer dia de trabajo, no lo dejes para despues.

1. Las centralitas suelen tener en la actualidad acumulador de llamadas, o sea que mientras tengas la linea ocupada en la centralita y no hayas pasado la llamada a otra extensión, no podrán entrar más llamadas de fuera, por lo tanto intenta ser rapido en pasar las llamadas, no dejes que la gente se “enrolle”, identificate, pide con quien quiere hablar y pasa la llamada, si la persona no sabe con quien quiere hablar, entonces puedes dejarle a la espera y atender otra llamada, pero ojo retoma ENSEGUIDA esa llamada en espera, a la gente nos sienta muy mal que nos hagan esperar al telefono por nada, atiendelo enseguida.

CORRESPONDECIA

A pesar de que se ha impuesto en las empresas las comunicaciones via telefono, fax, correo electronico, mensajería; las cartas siguen siendo un elemento basico, y, en ocasiones, insustituible de comunicación.

Las cartas aportan una imagen de seriedad que en ocasiones desea la empresa. Por lo tanto seguiremos unas normas básicas:

Dña. Teresa García Pérez, con DNI 2482037, domiciliada en Quart (Valencia), Av. Blasco Ibañez 5.

EXPONE :

Que habiendo solicitado subvención por acciones formativas, presenta los documentos que se relacionan :

Fotocopia DNI y tarjeta NIF.

Ficha de mantenimiento de terceros.

Certificado de estar al corriente en la Seguridad Social.

Certificado de estar al corriente en Obligaciones Tributarias.

Fotocopia de alta en IAE (primer año de actividad)

Escrito razonado por situación de exención de IVA.

Certificado de la Direcc. General de Tributos de estar al corriente de sus obligaciones con la Hacienda Autonómica Valenciana.

Solicitud.

Memorias en papel y soporte mágnetico.

En Mislata a 15 de Enero de 1998

CONSELLERÍA D.’OCUPACIÓ, INDÚSTRIA I COMERÇ

SERVEI DE FORMACIÓ PROFESIONAL I FOMENT DE LA OCUPACIÓ.

Este es el tipico escrito a un organismo oficial, en resumen todos pueden ser así, primero los datos nuestros, datos basicos, sin necesidad de extenderse en ningun dato que no sea necesario, “exponemos” o sea, decimos, contamos a la Administración lo que nos interesa decir, firmamos el escrito, le ponemos lugar y fecha y por último, a que organismo va dirigido.

Recuerda siempre que cuando se presenten escritos a las administraciones públicas, SIEMPRE hay que hacer copia, al entregar el escrito, el funcionario a quien se le entrega, deberá sellarnos la copia para nosotros, y de esta manera tendremos justificante de lo entregado.

Tenemos también la carta convencional, a través de la cual la empresa se comunica con proveedores, clientes, acreedores, personal, etc.

Tendremos una carta proforma, o carta tipo guardada en el ordenador que nos facilitará la tarea para todo tipo de cartas que debamos enviar.

La carta tipo deberá contener :

Membrete de la compañía o empresa

Nombre y domicilio de quien le enviamos la carta.

Fecha y lugar de emisión

Firma y titulo del firmante.

Ejemplos de cartas son las que siguen: