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Clasificación cronológica
Por medio de este sistema, la documentación se ordena de forma progresiva basándose en la fecha significativa de los documentos, a partir de la fecha de emisión, fabricación, vencimiento, etc. siguiendo el criterio de poner primero el documento más reciente y el documento más antiguo el último.
Es una clasificación muy simple, elemental y rápida que ocupa poco espacio pero que obliga en el momento de la recuperación de un documento a conocer su fecha o a revisar uno por uno los documentos archivados. Por esta razón, su uso se limita a documentación muy poco voluminosa, que pueda examinarse con rapidez, o aquella de la que es posible conocer la fecha aproximada. Normalmente, suelen agruparse los documentos por determinados periodos de tiempo.
2.6 TELECOMUNICACIONES
Los grandes avances de los últimos años en tecnología de la comunicación han supuesto un elemento esencial para el crecimiento de la automatización de las tareas administrativas. Muchos empresarios poseen terminales conectadoa a un sistema automatizado, o a uno o más remotos.
MODEMS
Cuando se utiliza la red pública telefonica como linea de comunicación entre un terminal y un sistema remoto, se necesita un modem, y éste convierte las señales digitales utilizadas por el terminal y el sistema en analógicas, que son enviadas por los cables telefónicos.
Los modems sueles estar conectados de forma permanente al teléfono.
En la actualidad, existen muchos programas en pcs para la realización de tareas administrativas. Se pueden procesar textos, facilitar el correo electrónico, así como otro tipo de programas de automatización administrativa, como los diseñados para temas financieros, procedimientos empresariales y contables, etc.
CORREO ELECTRONICO
Existen muchos avances tecnológicos en el área de transmisión de datos, como el correo electrónico.
Se transmite el mensaje a través de redes de comunicación.
El correo electronico y los sistemas de mensajería electronica ofrecen una alternativa de alta velocidad a los servicios convencionales de correo u otros medios de entrega en mano.
Por medio de los mensajes por ordenador permite a los usuarios enviar un mensaje a varios destinatarios que pueden añadir comentarios que estimen oportunos. Los participantes tiene acceso a las respuestas.
FACSIMIL O FAX
El aparato de fax es uno de los que más han evolucionado en poquisimos años.
Con apenas 10 años en el mercado español, ha pasado de unos precios desorbitados a precios más que asequibles y calidades muy aceptables.
Aunque es posible hoy en día enviar cualquier documento por fax-ordenador, sigue siendo totalmente imprescindible que cualquier oficina, por pequeña que sea, disponga de un aparato de fax.
Con el fax nos aseguramos la recepción y el envío de todo tipo de documentos en un brevisimo margen de tiempo.
Es conveniente que si no disponemos en la oficina de un fax de papel “normal”, sino que usa el termico, realicemos fotocopia de los documentos interesantes que recibamos, pues en el papel de fax duran excasos meses.
¿COMO DEBEMOS ENVIAR UN FAX?
Está claro que tenemos que colocar el documento que queramos enviar en la ranura de entrada del fax, normalmente bocaarriba (en los fax antiguos lo escrito bocaabajo), marcar el número de telefono del fax al que llamamos, y pulsar la tecla de “start” o tecla verde para que entre el fax.
Pero tan importante de como enviar el fax, es como redactarlo. En principio lo que enviamos siempre es un documento o documentos que ya están hechos, y por lo tanto no tenemos (en principio) que redactar nada más, pero es conveniente informar al destinatario de quién le envía los documentos, cuantas hojas son en total (podría no llegarle alguna), y también es conveniente que nosotros nos quedemos con algunos datos de lo que hemos enviado : fecha de envio, que enviamos, cuantas hojas y a quien se lo enviamos.
El caso tipico podría ser el de que realizasemos un pedido de material a nuestro proveedor por fax, este podría alegar dias despues que no le hemos pedido nada, pero si tenemos el resguardo del fax podremos demostrarle tanto al proveedor como a nuestro jefe de que el pedido se realizó en el momento adecuado.
Por lo tanto, cada vez que enviemos cualquier documento, carta, impreso, etc. por fax; la primera hoja será lo que denominamos CARATULA de fax, o sea una hoja nueva para cada fax que enviemos, donde incluiremos los datos nos son necesarios.
Ejemplos de caratulas de fax están en las plantillas del programa de tratamiento de textos Word, como la siguiente:
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