Clasificación geográfica
En la clasificación geográfica el criterio de ordenación a seguir es el de las localidades geográficas según un orden decreciente, de acuerdo con loas divisiones territoriales, y dentro de ellas por el nombre de la calle, número y nombre. En cada división y subdivisión se suele emplear el orden alfabético.
Ventajas :
Una ventaja de estas clasificaciones reside en la división en grupos fácilmente identificables - los núcleos de población -, con lo cual se facilita el trabajo de clasificación y búsqueda.
No es necesario consultar índices auxiliares en el momento de recuperación de documentos y se pueden intercalar nuevas subdivisiones fácilmente.
Los documentos dentro de cada posición pueden ordenarse siguiendo el orden cronológico, de materias o mixto, según convenga.
Inconvenientes:
Sólo es aconsejable en archivos pequeños, este sistema tiene los mismos problemas que el alfabético.
Reglas a tener en cuenta:
Los puntos cardinales no se consideran como directriz si van seguidos del nombre geográfico.
Las partículas que forman un nombre geográfico deben considerarse como integrantes de él.
Ejemplo :
Nombre Orden de Clasificación
La Coruña Lacoruña
San Sebastián Sansebastián
Se debe prescindir del concepto plaza, calle y añadir el nombre de éstas.
En el caso de que las calles o plazas lleven un adjetivo numérico, se clasificarán alfabéticamente
Ejemplo:
Quinta Avenida Quintaavenida
Clasificación por materias y asuntos
En este tipo de clasificación, los documentos se agrupan basándose en unos determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un grupo de ellos. Estas características fundamentales y comunes se pueden ordenar siguiendo dos criterios:
Orden alfabético general de materias
Agrupando las materias según categorías lógicas, en las que una materia engloba a la inmediata inferior y a su vez ésta queda englobada en otra superior; es decir, se forman clases y subclases. Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo los criterios numérico o alfanumérico.
Ejemplo:
REMUNERACIONES
Anticipos y créditos
Gratificaciones
Horas extra
Trienios
Ventajas:
La clasificación alfabética de materias es muy utilizada debido a la sencillez de su manejo y a que permite la inserción de nuevos asuntos sin grandes dificultades.
Inconvenientes:
Su mayor inconveniente radica en la elección correcta de las materias que van a definir los documentos.
Se dice que las clasificaciones de materias siguen una ordenación numérica o alfanumérica cuando las materias vienen ordenadas por números o por números y letras, respectivamente.
Clasificación numérica
Mediante este sistema, la documentación se agrupa y ordena asignando a cada documento un número correlativo y progresivo en la serie de números. Es decir, clasifica los documentos según el orden natural de los números que se les atribuye a medida que llegan o de acuerdo con el número que llevan impreso.
Se trata de un método indirecto de clasificación, ya que, como no conocemos el contenido del documento, cada vez que se abre un expediente hay que abrir una ficha con el número respectivo y el nombre del tema, y se colocarán por orden alfabético.
Se utiliza combinándolo con otros sistemas para algunas clases de documentos, como órdenes, facturas, notas de envíos y entregas.
En el momento de asignación de los números es necesario cuidar mucho los posibles errores que puedan surgir de las transcripciones mentales de cifras.
Como sistema de ayuda se pueden utilizar colores distintos, descomponer las cifras en grupos, etc.
Se tendrán que utilizar índices auxiliares que permitan la identificación del contenido que se esconde detrás de cada número.
Ventajas:
Su carácter ilimitado. Siempre es posible asignar a los documentos un número de identificación
Lectura rápida
Su exactitud. Es imposible no reconocer un documento o confundirlo con otro, salvo error de transcripción.
Carencia de dudas o errores en la colocación de los documentos, salvo transcripción o interpretación errónea de los números.
La falta de un documento se pode de manifiesto inmediatamente.
Inconvenientes:
La localización de los documentos clasificados resulta imposible si no se conoce el número asignado o si el orden numérico no coincide con el alfabético.
Es necesaria la confección de una guía de localización, lo que muchas veces anula parte de sus ventajas.
Es necesario prever las nuevas intercalaciones, lo que a veces lleva a la necesidad de subclasificaciones que pueden hacer complejo el esquema general.
Es más fácil consultar errores de transcripción y lectura de números que de nombres
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