2.5 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
Clasificar es ordenar por clases, colocar por un orden metódico. Un archivo desorganizado, es decir, sin clasificar ni ordenar, no favorece la perduración de los documentos. El orden, por el contrario, disminuye los problemas de conservación y hace más fácil el control.
Existen, pues, dos términos: clasificar y ordenar, referidos a la documentación de archivos, que continuamente se utilizan pero con cierta indistinción.
La clasificación puede llevarse a cabo según diversos criterios que dan lugar a diferentes sistemas :
n Alfabético, cuando la clasificación se realiza por el nombre del que lo suscribe o su destinatario.
n Geográfico, cuando se toma el lugar donde transcurre la acción
n De materias, cuando el criterio de clasificación responde al asunto de que se trata
n Numérico, si se sigue el número asignado a los documentos.
n Cronológico, si el criterio empleado es la fecha en que se ha redactado, enviado o recibido el documento.
Cada uno de estos métodos se puede aplicar aisladamente o en combinación con otros sistemas, según las necesidades del archivo y las características de los documentos de que se trate.
Todos estos métodos presentan ventajas e inconvenientes y son particularmente aconsejables en determinados casos.
En general, debe pretenderse:
Que el sistema elegido sea sencillo y reduzca al mínimo los casos ambiguos.
Que simplifique al máximo la entrada de documentos.
Que sea susceptible de futuras ampliaciones.
Clasificación alfabética
La clasificación alfabética tiene como base el nombre de la persona o la empresa a la que se refiere el documento y es uno de los sistemas más sencillos.
Ejemplo :
Arganda, María
Azpún, Gabino
Calle, Carmen
Fernández, Juan José
Es un sistema sencillo y de aplicación extendida en los archivos. Esta preferencia puede explicarse por el hecho de que no excluye el empleo de otros sistemas de clasificación, e incluso muchas veces les sirve de complemento.
Ventajas:
Simplicidad. Sólo se utiliza un elemento; no existen clases, subclases ni otras divisiones.
Elasticidad. Siempre se pueden añadir nuevos nombres en su lugar con gran facilidad.
Fácil localización sin necesidad de índices.
Se puede utilizar todo tipo de documentos que se refieran a personas o empresas.
Inconvenientes:
Los criterios de ordenación no son unívocos, por lo que es posible que surjan dudas y errores.
Si la documentación es voluminosa, se puede producir duplicidad, por lo que es necesario establecer normas muy precisas para eliminar errores y pérdida de tiempo.
Si se extrae un documento y no se anota su falta, pasa inadvertido. Esto no ocurre con clasificaciones numéricas correlativas.
Se deberán establecer reglas precisas, tanto para la asignación correcta de los nombres de personas como de las entidades, nombres geográficos, palabras extranjeras, etc., teniendo presente que cualquier persona que consulte las normas fijadas pueda localizar cualquier documento.
Normas de clasificación nominativa
Aunque no existen unas normas oficiales, a continuación se indican las más usuales.
Nombres de personas. Se seguirán las siguientes reglas:
n Se ordenarán por el primer apellido, y cuando coincidan dos personas o más por el mismo apellido, por el segundo apellido, y si coincidiesen, por el nombre
Ejemplo :
Bars Roda, Alberto
Becario López, Julián
Cáceres, María
Pérez López, Juan
Pérez Martínez, Santiago
Ramírez Marques, Antonia
Ramírez Marques, Salvador
Nombres de personas jurídicas:
n Como las personas jurídicas solo tienen “nombre” y no tienen apellidos, se ordenarán por la primera letra de su nombre.
Ejemplo:
El Corte Inglés S.A.
Hijos de López S.L.
Martínez & Schmidt Pvba.
Protecsa C.B.
Valencia C.F.
Página principal | Fiscal | Laboral | Autonomos | Cursos Luis Bonilla | Empresas | Marketing
Contaplus | Facturaplusl | Nominaplus - Tpvplus | Fotografia y Video