Contaplus

2.3 CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos de oficina presentan formas principales de organización que responden a los conceptos de centralización y descentralización, entendiéndose, en el primer caso, que los documentos están concentrados en un lugar - archivo - desde el que se sirven los documentos solicitados por los distintos departamentos; y, en el segundo, que los documentos se conservan en distintas secciones de la oficina y sólo después de un periodo de tiempo - cuando se pierde su vigencia de gestión - pasan al archivo deposito.

Ventajas del archivo centralizado

Posibilidad de disponer de personas profesionales que lleven a cabo la tarea de archivo (esta posibilidad se

justifica económicamente por el volumen de servicios que en lógica deben existir)

Posibilidad de establecer un único criterio de ordenación y clasificación

Ahorro de espacio, material e instalaciones al estar la documentación concentrada en un lugar.

Economía de tiempo en la búsqueda y servicios de documentos al reducir los posibles errores de clasificación, localización y colocación de los documentos.

Ventajas de los archivos descentralizados

Mayor proximidad de los servicios a los documentos que se han de utilizar.

Supresión de la necesidad de formular peticiones de documentos a través de impresos, con lo cual se evita la creación de más documentos.

En algunas grandes oficinas existe la tendencia a realizar formas de archivación descentralizada para determinados tipos de documentos, con un control centralizado.

DIVISIÓN DEL ARCHIVO SEGÚN LA FRECUENCIA DE SU UTILIZACIÓN.

Una forma muy generalizada de organización del archivo en las grandes empresas es la división del mismo según la frecuencia de su utilización y vigencia de gestión de documentos. Esta clasificación origina tres tipos de archivos:

a) Archivo activo. Son aquellos en los que se conservan los documentos de consulta frecuente. La permanencia de los documentos en el archivo depende del tipo de documento que se trate.

b) Archivo semiactivo. Este tipo de archivos conserva documentos que presentan una mayor vigencia y una consulta menos frecuente, y periódicamente habrá que determinar los documentos que han de pasar a los archivos inactivos, así como los documentos que deban ser destruidos porque no se consideren de ninguna utilidad.

c) Archivo inactivo. En el archivo inactivo se conservan de forma definitiva los documentos que, aunque han perdido su valor operativo, conservan su valor histórico o documental.

2.4 NORMAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

La documentación de todo orden que las empresas deben manejar experimenta un aumento creciente, por lo que es necesario descongestionar y conservar sólo lo estrictamente necesario, bien desde el punto de vista de su utilidad práctica para la empresa o desde aquel otro que exige la legislación.

En relación con la documentación de la empresa, a efectos de estudiar sus plazos de conservación, lo hará en tres apartados:

Libros oficiales exigidos por el Código de Comercio y legislación tributaria.

Documentación relativa a cualquier aspecto mercantil.

Documentación de aspecto social-laboral.

Libros oficiales

De acuerdo con lo establecido en el art. 30 del Código de Comercio, “los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y, si hubiese fallecido, recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo”.

Documentación mercantil

No todos los archivos de la empresa deben ser conservados durante el periodo de tiempo citado en el apartado anterior,

pues la legislación mercantil se refiere a aquella documentación que origina derechos y obligaciones de la empresa con relación a terceros.

Sin embargo, existe documentación archivada de carácter interno que no afecta a terceros; en este caso resultaría inútil conservarla por el mismo plazo, y tan pronto los datos pierdan utilidad la documentación puede ser eliminada.

Existe otro tipo de documentación que debe conservarse permanentemente, como , por ejemplo, los documentos que acrediten la propiedad por parte de la empresa de cualquier bien, ya sea muebles o inmuebles.

Documentos de aspecto social-laboral

En cuanto se refiere a la documentación de tipo social - laboral, los libros de visita y de matricula, tendrán que conservarse al menos cinco años a partir del último asiento efectuado.

Los expedientes de personal deben ser conservados íntegramente al menos durante todo el plazo en que pertenezcan a la empresa afectada por el expediente.